Continuïteit bij IT
Continuïteit staat misschien niet altijd in de belangstelling, maar achter de schermen is Colruyt Group IT druk in de weer om het hele bedrijf op rolletjes te doen lopen. Wim en Marc vertellen over het reilen en zeilen van die continuïteitsprojecten.
Continuïteit bij IT, wat houdt dat precies in?
Wim: “Heel simpel gezegd: we zorgen ervoor dat de firma kan blijven draaien. Voor een goede, continue werking moet onze IT-infrastructuur regelmatig onderhouden worden. Dat is zowel hardware als software, want bij de afdeling IAAS (‘infrastructure as a service’) kijken we naar het totaalplaatje. Hardware, dat gaat van de laptops voor kantoormedewerkers tot de servers in alle winkels. Oudere hardware moeten we vervangen, anders kunnen leveranciers ons niet meer voorzien van wisselstukken en kan bepaalde software niet ondersteund worden. Microsoft Teams werkt bijvoorbeeld niet op pc’s die ouder zijn dan vijf jaar.”
En hoe past software binnen continuïteit?
Wim: “Of het nu gaat over programma’s die onze IT’ers zelf schrijven of externe besturingssystemen, er sluipt al eens een foutje in software. Die ‘bugs’ moeten we eruit halen om operationele problemen of veiligheidsrisico’s te vermijden. Hackers maken nogal graag gebruik van bepaalde gaten in software om hun slag te slaan.”
Marc: “Dat is een belangrijk deel van de opdracht van Colruyt Group IT: we bieden stabiele, performante en veilige systemen aan. Vandaag én morgen. Daarom ontzorgen we de businessunits van het bedrijf op vlak van de continuïteit van hun systemen. We bouwen niet alleen nieuwe services, maar breiden ook bestaande oplossingen uit met nieuwe functionaliteiten.”
Wim: “En software verslijt. Dus alles up-to-date houden is een must. We doen dat zo proactief mogelijk, om de eindgebruiker zo weinig mogelijk te hinderen. Onze systemen bouwen we bijvoorbeeld zodat problemen met hardware geen of maar een beperkte impact hebben op de werking van IT. Natuurlijk reageren we ook op problemen die de gebruikers zelf aankaarten.”
Impact op de eindgebruiker willen we zo veel mogelijk vermijden.
Continuïteit van software en hardware garanderen, dat klinkt als een hele boterham.
Wim: “Zeker! We organiseren ons dan ook goed om alles draaiende te houden. Zo is de afdeling IAAS een internationale ploeg die actief is in zowel Halle als Hyderabad. De focus in België ligt eerder op het ingenieursluik, terwijl ondersteunend en operationeel werk aangestuurd wordt vanuit India, maar alle collega’s werken samen als globale teams. Onderhoud moet vaak ’s nachts gebeuren, buiten de werkuren van de meeste medewerkers, maar dat is in India net wanneer ze aan hun dag beginnen. Een groot voordeel!”
Marc: “Om al het noodzakelijke onderhoud in kaart te brengen, maken we roadmaps. Die zijn niet alleen belangrijk om het overzicht te behouden, maar ook om vooruit te kijken. Je kan niet alles tegelijkertijd doen, dus we plannen projecten in de tijd. In een roadmap nemen we ook op welke afhankelijkheden er zijn. Zo zie je meteen welke applicaties draaien op een bepaalde software en welke invloed een update heeft. Dat is belangrijk, want we werken steeds meer met pakketsoftware – zoals SAP – dan eigen ontwikkelde software. Daardoor moeten we ook de cadans van leveranciers volgen als het op onderhoud aankomt. Het is dus handig om hun roadmap en die van ons naast elkaar te kunnen leggen.”
Hoeveel continuïteitsprojecten lopen er dan zo?
Wim: “Zo’n 80 % van de projecten die we bij de afdeling IAAS zelf initiëren, draait rond continuïteit. Dat komt neer op gemiddeld 30 à 40 per jaar. Een project kan duren van een maand tot meerdere jaren. En dan is er nog het operationeel werk, bijvoorbeeld regelmatige updates van laptops. Dat is dan geen project, maar staat ook in functie van continuïteit. Mijn complimenten aan iedereen binnen onze afdeling: dagelijks gaan we met meer dan 200 medewerkers aan de slag om de continuïteit van onze IT te garanderen.”
Marc: “En dan heb je nog andere afdelingen die ook op continuïteit werken, maar dan aan de kant van applicaties en technologische platforms. Dus je kan er voor heel Colruyt Group IT geen getal op plakken. Ik schat dat 40 % van de IT-projecten onder run valt: problemen oplossen en het nodige onderhoud uitvoeren.”
Geef eens een voorbeeld van een uitdagend continuïteitsproject.
Marc: “In 2007 kondigde de leverancier van het Objectstar-platform aan dat ze hun ondersteuning zouden stoppen. Dan hebben we een grootschalig project op poten gezet om de vele applicaties die op dat platform draaiden te vervangen. Dat heeft uiteindelijk meer dan tien jaar geduurd. Het was wel breder dan een continuïteitsproject.”
Wim: “Als je niets doet, dan ligt uiteindelijk een deel van het bedrijf stil. In dat opzicht garandeerde dat project dus ook continuïteit.”
Wim: “Bij zo’n grote projecten schakelen we projectmanagers in om alles in goede banen te leiden. In de meeste gevallen nemen onze systeemingenieurs of infrastructuur managers die rol op. Zij hebben al de verantwoordelijkheid om naar lifecycle management te kijken en weten wat er moet gebeuren qua continuïteit.”
Marc: “Nog een aandachtspunt bij grotere projecten is de samenwerking met andere afdelingen. Een nieuwe versie van software moet bijvoorbeeld eerst getest worden, maar die tests zitten niet bij IAAS. Andere afdelingen moeten dan tijd en mensen vrijmaken om mee te werken aan het nodige onderhoud. Via de roadmaps zijn ook zij op de hoogte van de nodige updates en welke impact die hebben.”
Wim: “Dat is zeker iets waar we in gegroeid zijn: kenbaar maken welk werk er op de plank ligt en de afdelingen meenemen in dat verhaal.”
Hoe is continuïteit doorheen de jaren geëvolueerd?
Marc: “De diversiteit van de groep weerspiegelt de diversiteit van ons IT-landschap. We gebruiken nu meer softwarepaketten en dat zorgt ook voor meer continuïteitswerk. Dat willen we zo efficiënt mogelijk opvangen.”
Wim: “Automatisatie is daarin een belangrijke. Daardoor moeten niet allerlei kleine onderhoudszaken manueel gebeuren. Zo blijven we aan hetzelfde aantal medewerkers voor steeds meer softwareprogramma’s. Technologie speelt ook een grote rol, bijvoorbeeld met system-generated incidents: het systeem dat zelf detecteert dat er een probleem is, voordat een eindgebruiker het gemerkt heeft.”
En als jullie vooruitblikken?
Wim: “AI (artificiële intelligentie) heeft potentieel om voor nog meer efficiëntie te zorgen. Wat als AI kon voorspellen dat er iets fout zou lopen op basis van correlaties met wat er in andere systemen gebeurt? Een volgende stap zou zijn dat het systeem zelf ingrijpt om iets op te lossen en dat een medewerker niet moet tussenkomen.”
Marc: “Het belang van continuïteit zal alleszins niet verminderen. Het is ook opgenomen in het strategisch plan van Colruyt Group IT en zit in onze opdrachtzin: inspire, source and operate. Continuïteit heeft eigenlijk voorrang op innovatieve build-projecten, want je kan geen nieuwe dingen introduceren als je infrastructuur achterloopt.”
Wim: “En het een sluit het ander zeker niet uit! Als er iets nieuws bijkomt, opent dat ook deuren voor IT-infrastructuur. Run en build gaan dus hand in hand. Alleen willen we het bewustzijn verhogen rond al het onzichtbare werk onder de motorkap dat de motor doet draaien.”
We mogen fier zijn dat we elke dag bijdragen aan stabiele, performante en veilige systemen.
