Een digitale assistent, in de broekzak van elke winkelmedewerker
‘Opgelet collega’s, we hebben de koekenrayon anders ingedeeld.’ Met een chatberichtje is het hele team meteen op de hoogte. En dat is lang niet het enige waarvoor onze winkelmedewerkers hun Samsung-smartphone inzetten. Met meer dan 30 intuïtieve functionaliteiten binnen handbereik zijn ze ideaal uitgerust om onze klanten te helpen. Business product owner Vienna Knockaert en solution architect Geert Desloover vertellen over dit succesvolle project.
Onze digitale assistent is ontstaan vanuit een bijzondere visie?
Vienna: “Het project ontstond vanuit de ambitie van Jef Colruyt om in ons steeds groeiend bedrijf de winkelmedewerkers opnieuw te verbinden met elkaar en met hun collega’s van de ondersteunende diensten, zo’n vier jaar geleden. ‘Een geconnecteerde en geïnformeerde winkelmedewerker’, zo noemde hij het. Een prachtige ambitie!"
"Met Colruyt Group IT brachten we vervolgens de mogelijke efficiëntiewinsten in kaart en startten we anno 2018 de zoektocht naar een digitale oplossing én een toestel."
“Ondertussen kent onze digitale assistent al zo’n 30 functionaliteiten, helemaal afgestemd op de noden van onze winkelmedewerkers.”
Dat digitaal toestel is een smartphone van Samsung geworden?
Geert: “We gingen op zoek naar een drager die naast communicatie ook dagelijkse winkeltaken aankan. Barcodes scannen, elektronische prijsetiketten updaten … Zo kwamen we uit bij een Samsung-smartphone. Een gedurfde keuze, want in een retailomgeving kiest men meestal voor robuustere pda’s (‘personal digital assistants’) die tegen een stootje kunnen."
"Maar zo’n pda werkt niet heel intuïtief, terwijl de meesten van ons het gebruik van de smartphone vlotjes in onze vingers hebben. Wij kozen dus heel bewust voor een smartphone om de drempel voor onze winkelmedewerkers zo laag mogelijk te houden.”
Geert: “Resultaat: 16.000 persoonlijke Samsung-smartphones die onze vroegere pda’s vervangen. Zowel voor Samsung als voor ons was dit een sprong in het onbekende en toch wel een uitdaging, zeker als je over zo’n groot aantal spreekt. Enterprise toestellen moeten slechts om de drie jaar updaten, maar ons consumer toestel vereist een jaarlijkse update. We bekijken samen met Samsung hoe we dit allemaal zo goed mogelijk kunnen optimaliseren.”
Vienna: “Ik ben enorm fier dat we als eerste retailer deze stap durfde zetten! Maar onze digitale assistent staat of valt niet met deze specifieke drager: we ontwikkelden een flexibele, duurzame, toekomstgerichte oplossing. En de winkelmedewerkers? Die waren snel weg met het nieuwe toestel en dragen er heel goed zorg voor, er gaan weinig toestellen kapot.”
Welke apps staan er allemaal op de smartphone?
Geert: “Ondertussen kent onze digitale assistent al zo’n 30 functionaliteiten, helemaal afgestemd op de noden van onze winkelmedewerkers. En ja, dat is veel, zeker als we kijken naar andere spelers die met dergelijke technologie aan de slag gaan. Onze meest gebruikte apps zijn enerzijds de communicatie-apps en anderzijds de tools die nodig zijn om de dagelijkse winkeltaken te kunnen uitvoeren of om praktische opleidingen te volgen.”
- Telefonie
- Chat
We werken ook aan een
nieuwsplatform met
gepersonaliseerde berichten.
- Artikel- en productinfo raadplegen
- Elektronische prijsetiketten updaten
- Stockbewegingen registreren (bijv. producttellingen)
- Product Finder: het prijsetiket licht op wanneer je de barcode van een product scant
- Afvalbeheer
- ...
- Hoe vervang je kasticket-papier?
- Hoe poets je de koffiemachine?
- ...
In onze opleidingsapp leggen we het stap voor stap uit, aan de hand van zelfgemaakte gifs.
Wat is jullie job in dit project?
Vienna: “Toen het project nog in z’n kinderschoenen stond, werkten Geert en ik al samen, ik toen nog als junior solution analyst. Samen met collega’s hebben wij het concept van de digitale assistent uitgedacht, het juiste toestel gezocht, contact opgenomen met leveranciers … Ondertussen heb ik de kans en het vertrouwen gekregen om als business product owner toe te zien op de goede governance van dit project."
"We vertrekken telkens vanuit de specifieke noden van onze winkelmedewerkers. Maar als we alle applicaties zouden toevoegen die zij vragen, stonden er nu waarschijnlijk al 100 apps op de smartphone. (lacht) Ik zie erop toe dat alles wat we doen, past binnen de vooropgestelde business case en roadmap. Ik vind het echt tof dat Geert en ik het hele traject samen hebben doorlopen, dat schept een band!”
“Als we alle apps zouden toevoegen die de winkelmedewerkers vragen, zaten we al aan 100.”
Geert: “Als lead solution IT-architect heb ik mee de technologische lijnen uitgezet over hoe we de digitale assistent integreren in ons volledig IT-landschap, en ik waak nog steeds over de goede governance daarvan. Omdat het project betrekking heeft op verschillende lagen van onze organisatie, werkten er heel wat teams aan mee: de collega’s die alles over de hardware uitspitten, het mobile development team dat alle applicaties ontwikkelde, experten op vlak van communicatie, privacy, cybersecurity, brandveiligheid, ergonomie, UX-design …”
Wat brengt de toekomst?
Vienna: “In samenspraak met de winkelmedewerkers breiden we het aantal apps continu uit en proberen we ze steeds toegankelijker, uniformer en intuïtiever te maken. Colruyt Laagste Prijzen, OKay en Bio-Planet maken vandaag al gebruik van de digitale assistent, Spar en Colruyt Prix Qualité springen in 2023 mee op de kar. Onze ‘digital store assistant’ is niet meer weg te denken uit het winkelbeeld. Het is een mooie samenwerking tussen Colruyt Group IT en de winkelmerken, daar mogen we fier op zijn!”
