Elke winkelmedewerker bereikbaar met 12.000 smartphones

Sinds 2020 vervangt Colruyt Laagste Prijzen alle taaktoestellen in de winkels door nieuwe smartphones. Met een persoonlijk communicatietoestel voor elke winkelmedewerker is iedereen vlot bereikbaar en wordt communiceren met het hoofdkantoor en de centrale logistiek makkelijker. En dus profiteren onze klanten van een efficiëntere service. “Achter de schermen werkten we intensief samen om deze klus geklaard te krijgen”, vertelt application manager Kevin De Muynck.

In 2018 startte het voorbereidingswerk voor de overstap naar de smartphones. Het was de ambitie van Jef Colruyt om elke winkelmedewerker digitaal te verbinden met zijn collega’s en de centrale diensten van het bedrijf. De bestaande taaktoestellen bleken daar niet geschikt voor. Kevin: “We gingen dus op zoek naar een toestel dat naast communicatie ook dagelijkse winkeltaken aankan. Barcodes scannen, elektronische prijsetiketten updaten … Bovendien moet de smartphone ook sterk en betrouwbaar zijn, want een winkelomgeving is omwille van het fysieke werk niet altijd even vriendelijk voor elektronica. Uiteindelijk werd het een ijzersterke smartphone die we ook fysiek uitvoerig hebben getest. Hij overleefde zelfs de vaatwasser.”

Na het selecteren en testen van de hardware, volgde de echte uitdaging: 12.000 toestellen gebruiksklaar maken voor een professionele omgeving. Het projectteam beschikte nu over een wit blad waarmee het onder leiding van projectmanager Richard Coppens aan de slag ging, rekening houdend met de verschillende functies waarvoor het toestel zal dienen. Het team bepaalde in samenspraak met de betrokken diensten, zoals logistiek, welke apps de smartphone moest krijgen en stelde daarvoor een strakke planning op. “Omdat ze bedoeld zijn voor heel specifieke taken, eigen aan ons bedrijf, ontwikkelden we de meeste apps zelf. Zo zorgen we er bijvoorbeeld voor dat de elektronische prijsetiketten met de smarthone aangepast kunnen worden. Het was dus niet alleen een uitdaging om de apps zelf te ontwerpen, maar ook om ze af te stemmen op onze bestaande systemen”, vertelt Kevin. Vooraleer de apps op het toestel worden geïnstalleerd, toetst Kevin ze als eindverantwoordelijke aan een aantal cruciale criteria. Zijn ze future proof? Voldoen ze aan de voornaamste technische criteria? Zijn ze degelijk getest? De finale beslissing ligt bij hem. “Wanneer er technisch nog iets hapert, heeft dat meteen een impact op 12.000 toestellen. Dat risico kunnen we als groot bedrijf niet nemen.”

“Ook het verspreiden van de toestellen naar alle winkels verloopt in verschillende fases. Na uitgebreid testen en een grondige analyse schakelen we alle winkels geleidelijk om. Daarna bekijken we de mogelijkheden om het systeem uit te breiden naar onze andere winkelformules. In totaal gaat het dan om 16.000 smartphones. Het is vooral dankzij de hechte samenwerking van veel verschillende teams dat we dit kunnen realiseren.”

Uiteraard krijgen de winkelmedewerkers een opleiding om ervoor te zorgen dat iedereen zijn of haar toestel goed leert gebruiken. Per winkel deelt een centrale gebruiker zijn kennis met collega’s. Er volgen nog extra workshops, bijvoorbeeld voor medewerkers die het niet gewoon zijn om met een smartphone te werken.

“Daarnaast zijn mijn collega’s en ik bereikbaar in geval van vragen of problemen”, zegt Kevin. “Daar werkten we een beurtrol voor uit, want er is al bedrijvigheid in de winkels vanaf 5.30 u.”

De ontwikkeling en het beheer van de apps is een voortdurend proces. De bestaande smartphones krijgen driemaandelijks een update en we krijgen van verschillende diensten regelmatig de vraag om nieuwe applicaties te ontwikkelen. Zo werken we continu aan een digitale toekomst voor de hele groep.