“Welkom orderpicker. Oké om door te gaan?”
In zeven food-distributiecentra van Colruyt Group zijn de klok rond duizenden orderpickers aan de slag. Hun job? De juiste producten verzamelen voor meer dan 800 winkels van de groep. Dat doen ze onder andere met voice picking-technologie. Logistics engineer Klaas Koster en project manager Isabel Gevers van Colruyt Group IT vertellen hoe we de voorbije twee jaar het voice picking-systeem een upgrade gaven, inclusief nieuwe toestellen, infrastructuur en dialoog.
Klaas, hoe werkt voice picking juist?
Klaas: “Via een headset en een draadloos computertje – een Talkman – krijgt de orderpicker instructies en kan hij of zij mondeling die opdrachten bevestigen. Het systeem is handenvrij te bedienen en orderpickers kunnen dus veiliger en efficiënter goederen nemen en stapelen. Ze worden altijd naar de exacte locatie van de producten geleid en moeten een controlecijfer doorgeven om fouten te vermijden.
In onze food-distributiecentra gebruiken we dit systeem intussen al 13 jaar – we waren er snel bij – en het werkt uitstekend. Net daarom deden we twee jaar geleden een risicoanalyse om te zien of we de technologie ook in de toekomst zorgeloos kunnen gebruiken.”
.jpg/jcr:content/renditions/LP_image_%20(hoogte%20kan%20variëren).web.1920.1920.webp)
Die risicoanalyse bracht enkele potentiële gevaren aan het licht?
Klaas: “Inderdaad. Bijvoorbeeld de toestellen zelf: die zouden vanaf 2021 niet langer geproduceerd worden. Andere issues waren het legacy Windows-besturingssysteem en de verouderde Taskbuilder-programmeertaal, waarin het zeer moeilijk was om nieuwe activiteiten of opdrachten toe te voegen. Eén van de nieuwe activiteiten was bijvoorbeeld de door de Europese Unie verplichte track & tracing van alle tabakswaren.
Er waren dus redenen genoeg om zowel onze hardware als software te vernieuwen om zo de continuïteit van het systeem te waarborgen. We gingen in gesprek met onze partners, de distributiecentra, en zij gingen akkoord mits één belangrijke voorwaarde: dat ze konden blijven doen wat ze al deden met het systeem. Alle vroegere commando’s moesten dus herschreven worden in de nieuwe Artisan-programmeertaal.”
We besloten ook om voortaan met één dialoog te werken?
Klaas: “Dat is zo: eenzelfde dialoog voor al onze food-distributiecentra die voedingswaren leveren aan de winkels van Colruyt, OKay, Retail Partners Colruyt Group (Spar, Alvo, vrije klanten) en Colruyt Prix Qualité. Die keuze biedt ook de nodige flexibiliteit: medewerkers kunnen zo bijvoorbeeld makkelijk in een ander distributiecentrum aan de slag.
Toen ons verlanglijstje duidelijk was, hebben we samen met onze leveranciers Honeywell en CaptureTech een uitrolplan opgesteld. De hele applicatie houden we zelf draaiende met drie servers die werken met een load balancer. Dat is redelijk uniek, maar ook nodig omdat er zoveel mensen mee werken. Per shift kunnen er 1.200 orderpickers met deze voice-technologie aan de slag, in totaal spreken we over 8.000 medewerkers met elk hun eigen headset. ”
Isabel: “Dat we kozen voor één oplossing biedt ook voordelen voor de support-medewerkers: zij moeten maar één technologie en één logica of dialoog kennen.”
De uitrol verliep gefaseerd?
Klaas: “Er kwamen veel nieuwigheden op ons af en onze distributiecentra moesten blijven werken. Ons distributiecentrum in Ghislenghien kwam in september 2021 als eerste aan bod, mede onder druk van die nieuwe track & trace-regelgeving rondom tabak. Die tabakswaren worden gescand met een bluetooth vingerscanner die communiceert met het voice picking-toestel.
In oktober van dit jaar sloten we de omschakeling af met de distributiecentra van Colruyt Prix Qualité en Retail Partners Colruyt Group (RPCG). RPCG levert vooral aan zelfstandige Spar- en Alvo-winkels. Speciaal voor hen integreerden we in onze dialoog een specifieke activiteit, het ‘exact gewicht’-picken, aangezien de winkels van RPCG van sommige artikelen het precieze gewicht willen kennen. Ook daarvoor werken we met diezelfde vingerscanner die communiceert met onze voice-dialoog.”
Wat was jouw rol als project manager, Isabel?
Isabel: “Ere wie ere toekomt: het is vooral Klaas die dit project getrokken heeft. Ik ben er bijgekomen toen het project al liep en heb vooral geprobeerd het werk van Klaas te verlichten. Door meer afstand en soms meer tijd te nemen, waarbij ik vooral de planning en het administratieve luik voor mijn rekening nam. Afgezien van enkele praktische obstakels zoals laattijdige leveringen van toestellen of onderdelen is dit project echt heel vlot verlopen.
Het team was goed op elkaar ingespeeld en werkte heel zelfstandig. Je zag dat ze elkaar echt gevonden hadden. We zullen het project ook binnen de afgesproken termijn en onder budget kunnen afronden. Inclusief realisaties die buiten scope waren: we gaan nu bijvoorbeeld op vraag van RPCG ook een Engelse dialoog aanmaken, al zullen we de opvolging daarvan nu loskoppelen van het project.”
“Het team was goed op elkaar ingespeeld en werkte heel zelfstandig”
-2.jpg/jcr:content/renditions/LP_image_%20(hoogte%20kan%20variëren)-2.web.1920.1920.webp)
Hoe heb jij dit project ervaren, Klaas?
Klaas: “Voorheen kende ik eigenlijk niet zo heel veel van IT, dat is nu dus veranderd. (lacht) Ik vond het heel fijn: zowel bij de medewerkers in de distributiecentra als binnen het kernteam was er een hele leuke dynamiek. Ik heb ongelooflijk veel mensen leren kennen en ook functies waarvan ik niet wist dat die bestonden of dat Colruyt Group die in huis had. Het run-team, de application manager, Isabel als project manager, mensen van application infrastructure, de roll-out coördinator, de collega’s van onze ondersteunende diensten zoals Fields en het Repair Center … Het was echt heel fijn om te zien hoe betrokken en hands-on iedereen was. We gaven de distributiecentra ook de nodige ruimte om zichzelf te organiseren en als logistics engineer was ik veel ter plekke voor de nodige ondersteuning. In dit hele project is alles naar wens verlopen. Er was goesting, respect en communicatie tussen alle medewerkers.”
Laatste vraagje: wat is het verschil voor de orderpickers eigenlijk?
Klaas: “Na dit grote project is er voor hen eigenlijk geen verschil. (lacht) En laat dat nu net de verdienste zijn: achter de schermen is er heel wat veranderd en hebben we de applicatie futureproof gemaakt, maar in de praktijk is daar niet zo heel veel van te merken. De continuïteit is verzekerd.”
